Nella Risposta a Interpello n . 226  del 1 marzo 2023 l'Agenzia delle Entrate  ribadisce che per i dipendenti trasfertisti  è possibile conservare solo le copie digitali delle note spese e dei relativi giustificativi cartacei , purché riferiti a trasferte nei paesi dell'Unione Europea. Questo in quanto si tratta di documenti "non unici" per i quali "è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».

L'interpello posto dalla società riguardava  infatti la possibilità di  utilizzare una procedura per  digitalizzare  le note spese e i giustificativi come fatture, scontrini, ricevute di hotel, ristoranti, trasporti pubblici e taxi   e distruggerne di conseguenza  gli originali cartacei.

Note spese trasferta digitali 

In particolare  la società  chiariva che   su un apposita piattaforma digitale,   sia i dipendenti che gli operatori di amministrazione avrebbero la possibilità di  creare, previa registrazione con credenziali personali, un fascicolo virtuale  contenente l'intera pratica  di rimborso spese trasferta  allegando i documenti  fotografati nell'immediatezza della spesa o scansionati successivamente  per la contabilità aziendale e ai fini tributari

Si precisava anche che il sistema è dotato di un sistema di conservazione affidato in outsourcing ad un soggetto attivo nell'elenco dei conservatori iscritti nel Cloud Marketplace che, come previsto dall'art.44 del Codice dell'Amministrazione Digitale, e che  garantisce per i documenti informatici l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la facile reperibilità. Inoltre  tali documenti  essendo rilevanti ai fini tributari, possiederanno le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, in accordo a quanto previsto dall'art. 2, c. 2 del Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, durante tutto il loro ''ciclo di vita''.

La risposta dell'Agenzia: ok  dematerializzazione per note spese UE 

L'Agenzia conferma, riprendendo quanto già affermato in dettaglio  in  diversi documenti di prassi ( risoluzione 10 aprile 2017, n. 46/E e la circolare 29 marzo 2018, n. 5/E; risoluzione 21 luglio 2017, n. 96/E e e risposte ad interpello nn. 388, 403 e 417 del 2019 e n. 740 del 2021 )  che «in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.  

E' consentito  quindi a seguito di trasformazione digitale dei documenti , "procedere alla contestuale distruzione delle versioni cartacee  esclusivamente dei ''documenti analogici non unici'',  ovvero  delle fatture e dei documenti ad esse fiscalmente assimilabili emesse da soggetti esteri comunitari (UE), incluse quelle rilasciate dai tassisti, nonché dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico.

Diversamente, in assenza di intervento di un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, sarà preclusa la distruzione delle versioni cartacee dei ''documenti unici''   come sono ad esempio i giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri non comunitari (extra UE).